Изучаем OpenOffice
Урок 2.
Работа с текстовым процессором Writer
Не секрет, что любой из нас, делая первые шаги работы на компьютере, мечтал побыстрее научиться «печатать на машинке», потому что тогда мало кто знал, на что способен персональный компьютер. Это сейчас даже малыши в детском садике знают, что компьютер – это не только пишущая машинка, но и рисовалка, и видик, и коллекция игрушек, как говорится, «в одном флаконе».
Тем, кто начинает учиться набирать тексты на компьютере – значительно проще, так как не надо переучиваться. Всех остальных могу успокоить – сильно переучиваться не придется, поскольку текстовые редакторы имеют очень много общего.
На сегодняшний день, OpenOffice.org является фактически единственным свободным офисным пакетом (если не считать IBM Lotus Symphony) который способен на равных конкурировать с MS Office. Однако много людей, впервые с ним встретившись, после MS Office не всегда разделяют эту мысль. Причина, как всегда, довольно прозаична - отсутствие знаний и годами выработанные привычки. По этой причине многие возможности этого прекрасного офисного пакета остаются незаметными. Целью этого урока будет попытка обратить внимание на некоторые отличия текстовых процессоров Writer и Word, которые могут поставить в тупик человека, который долгое время был пользователем последнего.
Выделение непоследовательных элементов
OpenOffice Writer предоставляет пользователю несколько удобных способов выделения элементов текста, не расположенных друг за другом, быстрого перемещения абзацев и вставки неформатированного текста. Выделять непоследовательные элементы можно двумя способами: с использованием мыши или с использованием клавиатуры. Чтобы выделить такие элементы с помощью мыши, действуем следующим образом. Сначала выделяем первую порцию текста. Затем, удерживая нажатой клавишу Control, выделяем мышью следующую порцию текста. Операцию можно повторять столько раз, сколько необходимо. Окончив выделение, пользователь может работать с выделенным текстом так же, как и с целым текстовым блоком: копировать его, удалить, изменить стиль и т.д.
Чтобы выделить непоследовательные элементы с использованием клавиатуры, действуем так. Выделяем первую порцию текста. Далее нажимаем клавиши Shift+F8 — это переводит Writer в режим «ДОБАВ». Слово «ДОБАВ» появится в строке статуса. Затем можно использовать клавиши со стрелками для перемещения к началу следующей порции выделяемого текста. Удерживая нажатой клавишу Shift, выделяем эту порцию текста и т.д. Чтобы выйти из этого режима, нажимаем клавишу Esc.
Вырезание, копирование и вставка текста
Тут никаких хитростей: вырезание и копирование текста в Writer выполняется точно так же, как и во всех других текстовых редакторах. Для этих операций можно использовать мышь или клавиатуру (горячие клавиши). Впрочем, некоторые индивидуальные особенности все же имеются. А именно: если пользователь просто щелкает по иконке Вставить, то будет вставлен любой отформатированный текст (к примеру, жирный или курсив). Чтобы вставляемый текст поместить внутрь отформатированного выделенного текста, нужно щелкнуть по треугольнику с правой стороны иконки Вставить и выбрать из меню строку Текст без форматирования.
Быстрое перемещение абзацев
Очень полезная функция. Для ее реализации пользователь должен вначале поместить курсор внутрь абзаца, затем — нажать и удерживать нажатой клавишу Control, после чего нажать клавишу со стрелкой вверх или со стрелкой вниз. Абзац переместится и встанет, соответственно, перед предыдущим абзацем или после следующего абзаца в редактируемом документе. Чтобы переместить сразу несколько абзацев, нужно выделить по крайней мере часть обоих абзацев перед нажатием клавиш Control+клавиша со стрелкой. Попутно заметим, что если при работе с текстом абзацы вдруг самопроизвольно переместятся из одного места в другое, то наиболее вероятной причиной этого может быть случайное нажатие пользователем указанных комбинаций клавиш.
Поиск и замена текста
В редакторе Writer присутствует подпункт меню Найти и заменить, с помощью которого можно автоматизировать процесс поиска и замены текста в документе. Эта опция также позволяет пользователю:
— использовать шаблоны поиска (например, символ *) для настройки поиска;
— находить и заменять специфические форматы текста;
— находить и заменять стили абзаца.
Для того, чтобы отобразить расширенное диалоговое окно Найти и заменить, следует использовать клавиши Control+F или пройти в меню путем Правка > Найти и заменить. В поле Найти вводится текст, который нужно найти. Для замены этого текста на другой в поле Заменить вводится новый текст. Расширенное диалоговое окно Найти и заменить также позволяет выбрать дополнительные параметры поиска — такие, как учет регистра, только слово целиком или поиск подобных слов.
Проверка орфографии
Одна из наиболее востребованных функций в любом текстовом редакторе. Более того, именно по качеству ее реализации многие пользователи судят об общем уровне редактора. Writer позволяет проверять орфографию двумя способами:
1. Автопроверка орфографии проверяет каждое слово при его вводе и показывает волнистую красную линию под ошибочными словами. После исправления слова волнистая линия исчезает. Обычно установлена по умолчанию.
2. Для индивидуальной проверки орфографии во всем документе или выделенном фрагменте текста нужно щелкнуть по иконке Проверка орфографии. При этом, если найдено любое ошибочное слово, открывается окно Проверка грамматики.
Есть, конечно, и «расширенные возможности» проверки. Перечислим основные из них:
— Можно изменить язык используемого словаря (например, на испанский, французский или немецкий) в окне Проверка грамматики.
— Можно добавить слово прямиком в словарь. Для этого следует щелкнуть по кнопке Добавить в окне Проверка грамматики и выбрать словарь, в который оно будет добавлено.
— Очень гибкая настройка. Диалоговое окно Параметры инструмента Проверка грамматики позволяет менять самые различные параметры — такие, как проверка слов, написанных прописными буквами, и слов с цифрами. Оно также позволяет управлять словарями пользователя, то есть добавлять или удалять словари, добавлять или удалять слова в словаре.
— Можно установить проверку параграфа с использованием нужного языка (отличного от остального документа). Это делается на вкладке Шрифт диалогового окна Стиль абзаца.
Автозамена
Обычно функция Автозамены Writer используется для автоматической коррекции большого количества разного рода общих ошибок ввода текста. Например, «авш» будет заменено на «ваш». Список строк текста, которые будут исправлены, и на что именно, можно найти, пройдя Сервис > Автозамена (откроется диалоговое окно Автозамена). Автозамена включена по умолчанию. Чтобы отключить ее, снимите флажок Формат > Автоформат > При вводе. Впрочем, можно не отключать все сразу, а просто прекратить использование конкретной замены слов. Для этого следует пройти Сервис > Автозамена > Заменить, выделить нужную пару слов и щелкнуть по кнопке Удалить. Соответственно, для добавления нового исправления нужно ввести его в поля Заменить и Заменить на и щелкнуть по кнопке Установить.
Дополнение слова
Если функция Дополнение слова включена, Writer пытается угадать, какое слово пользователь вводит, и предлагает дополнить это слово самостоятельно. Чтобы принять это предложение, следует нажать клавишу Enter. Попутно замечу, что автоматическое дополнение слова начинает работать только после ввода слова в документ второй раз. Впрочем, многих пользователей функция Дополнение слова, скажем так, раздражает. Чтобы ее отключить, нужно пройти путем Сервис > Автозамена > Дополнение слова и снять флажок Дополнять слова. Настройки функции Дополнение слова доступны по пути Сервис > Автозамена > Дополнение слова. Среди них наиболее часто используются следующие:
— Автоматически добавить пробел в случае согласия пользователя на дополнение слова.
— Показывать предлагаемое слово как подсказку (появляющуюся над вводимым словом) вместо дополняющего текста при его вводе.
— Изменять максимальное число записей, запоминаемых для дополнения слова, и минимальную длину слова.
— Удалять отдельные строки из списка дополнения слова.
— Изменять клавишу, принимающую предлагаемое дополнение — параметрами являются клавиши Стрелка вправо, End, Return (Enter) и Пробел.
Автоформатирование
Writer можно настроить для автоматического форматирования отдельных частей документа в соответствии с параметрами, установленными на странице Параметры диалогового окна Автозамена (Сервис > Автозамена > Параметры). Для включения или выключения автоформатирования следует выбрать Формат > Автоформат, а затем установить или снять флажок у соответствующих элементов подменю.
Хотелось особо обратить Ваше внимание на некоторые общие нежелательные или неожиданные изменения форматирования:
- Горизонтальные линии. Если ввести подряд три и более переносов (---), подчеркиваний (___) или знаков равенства (===) в строке, а затем нажать клавишу Enter, абзац будет заменен на горизонтальную линию длиной, равной ширине страницы. Линия является нижней границей предыдущего абзаца.
- Горизонтальные линии. Если ввести подряд три и более переносов (---), подчеркиваний (___) или знаков равенства (===) в строке, а затем нажать клавишу Enter, абзац будет заменен на горизонтальную линию длиной, равной ширине страницы. Линия является нижней границей предыдущего абзаца.
- Списки и нумерация. Список с маркерами создается, когда в начале абзаца вводится перенос (-), звездочка (*) или знак плюса (+), за которыми следует ввод пробела или табуляции. Список с нумерацией создается, когда в начале абзаца пользователь вводит число, затем точку (.), за которыми следует ввод пробела или табуляции. Впрочем, автоматическая нумерация применяется только к абзацам, форматированным стилями Базовый, Основной текст или Основной текст с отступом.
Отмена и повторение изменений
Эта полезная для любого пользователя функция реализована в OpenOffice Writer очень хорошо. Для простой отмены последнего изменения достаточно нажать клавиши Control+Z, или кликнуть по значку Отменить на Стандартной панели, или, в конце концов, выбрать пункт меню Правка > Отменить. В последнем случае показывается последнее изменение, которое может быть отменено. Нажатие на небольшой треугольник справа от значка Отменить на Стандартной панели выводит список всех изменений, которые можно отменить. Пользователь может выделить несколько изменений и отменить их сразу все вместе. После отмены изменений становится активной строка Повторить. Для повторения изменений нужно выполнить Правка > Повторить, либо нажать клавиши Control+Y, либо кликнуть по значку Повторить. Аналогично значку Отменить нажатие на треугольник справа от значка Повторить покажет список изменений, которые могут быть восстановлены. Для изменения числа изменений, которые запоминает OpenOffice.org, следует пройти путем Сервис > Параметры > OpenOffice.org > Память и изменить значение поля Количество шагов. Напоминаем, что чем больше шагов для сохранения изменений используется, тем больше расходуется память ПК.
Отслеживание исправлений в документе
Обычно эта функция применяется при совместной работе нескольких пользователей над одним документом. OpenOffice Writer позволяет использовать несколько способов отслеживания исправлений, сделанных в документе. Во-первых, можно внести свои исправления в копию документа, которую затем сохранить в другом каталоге или под другим именем. После этого Writer используется для объединения двух файлов и показа отличий в них (Правка > Сравнить документы). Эта техника не увеличивает размер файла и его сложность, что присуще другим способам.
Отмена и повторение изменений
Эта полезная для любого пользователя функция реализована в OpenOffice Writer очень хорошо. Для простой отмены последнего изменения достаточно нажать клавиши Control+Z, или кликнуть по значку Отменить на Стандартной панели, или, в конце концов, выбрать пункт меню Правка > Отменить. В последнем случае показывается последнее изменение, которое может быть отменено. Нажатие на небольшой треугольник справа от значка Отменить на Стандартной панели выводит список всех изменений, которые можно отменить. Пользователь может выделить несколько изменений и отменить их сразу все вместе. После отмены изменений становится активной строка Повторить. Для повторения изменений нужно выполнить Правка > Повторить, либо нажать клавиши Control+Y, либо кликнуть по значку Повторить. Аналогично значку Отменить нажатие на треугольник справа от значка Повторить покажет список изменений, которые могут быть восстановлены. Для изменения числа изменений, которые запоминает OpenOffice.org, следует пройти путем Сервис > Параметры > OpenOffice.org > Память и изменить значение поля Количество шагов. Напоминаем, что чем больше шагов для сохранения изменений используется, тем больше расходуется память ПК.
Отслеживание исправлений в документе
Обычно эта функция применяется при совместной работе нескольких пользователей над одним документом. OpenOffice Writer позволяет использовать несколько способов отслеживания исправлений, сделанных в документе. Во-первых, можно внести свои исправления в копию документа, которую затем сохранить в другом каталоге или под другим именем. После этого Writer используется для объединения двух файлов и показа отличий в них (Правка > Сравнить документы). Эта техника не увеличивает размер файла и его сложность, что присуще другим способам.
Во-вторых, при коллективной работе чаще оказывается более удобным использовать пометки исправлений (часто называемые «красными линиями» или «метками исправлений»), чтобы указать, где пользователь вносил исправления или изменял форматирование. Позднее другой автор/редактор может просмотреть каждое исправление и принять его или отвергнуть. Правда, нужно помнить, что не все исправления могут быть учтены. Например, сведения об изменениях табуляции по левому краю на табуляцию по правому краю, а также об изменениях формул (уравнений) или связанных рисунков не сохраняются.
Ну и, наконец, существует возможность записи исправлений. Чтобы начать отслеживание (запись) исправлений, нужно выбрать Правка > Изменения > Запись. Для отображения или сокрытия исправлений нужно выбрать Правка > Изменения > Показать. К записанному исправлению можно ввести комментарии. Для этого следует поместить курсор в область исправления и выбрать Правка > Изменения > Комментарий. Кроме возможности просмотра комментария в виде подробной всплывающей подсказки, комментарий также отображается в списке диалога Принять или отклонить... Пользователь имеет возможность переходить от одного записанного исправления к другому с помощью кнопок со стрелками. Если к исправлению нет необходимости создавать комментарий, то поле Текст необходимо оставлять пустым. Для прекращения записи исправлений нужно выбрать Правка > Изменения > Запись.
Создание колонтитулов
Колонтитулы — это области, которые размещаются в верхней или нижней части страницы. В колонтитулах размещается такая информация, как номер страницы, название раздела и/или иная информация о документе. Для вставки верхнего колонтитула следует выполнить операцию Вставить > Верхний колонтитул > Обычный (либо колонтитул стиля страницы).
А теперь поместим в колонтитулы другую информацию — такую, как название документа или главы. Эти элементы лучше всего добавлять в формате полей. При этом, если что-то изменится, колонтитулы также будут автоматически изменены.
Создание колонтитулов
Колонтитулы — это области, которые размещаются в верхней или нижней части страницы. В колонтитулах размещается такая информация, как номер страницы, название раздела и/или иная информация о документе. Для вставки верхнего колонтитула следует выполнить операцию Вставить > Верхний колонтитул > Обычный (либо колонтитул стиля страницы).
А теперь поместим в колонтитулы другую информацию — такую, как название документа или главы. Эти элементы лучше всего добавлять в формате полей. При этом, если что-то изменится, колонтитулы также будут автоматически изменены.
Для примера вставим в верхний колонтитул имя документа. Выбираем Файл > Свойства > Описание и вводим в поле Заголовок название документа. Вставляем верхний колонтитул (Вставить > Верхний колонтитул > Обычный). Помещаем курсор внутри верхнего колонтитула страницы. Выбираем Вставить > Поля > Заголовок. Заголовок появится на сером фоне (цвет фона при печати не будет виден, а также может быть отключен). Для изменения заголовка для всего документа следует вернуться снова к Файл > Свойства > Описание.
Нумерация страниц
Чтобы в документе производилась автоматическая нумерация страниц, следует вначале вставить верхний или нижний колонтитул, затем — поместить курсор внутри колонтитула — там, где необходимо поместить номер страницы — и выполнить Вставить > Поля > Номер страницы. Есть также возможность использовать указание на общее число страниц — это выглядит как «стр. 1 из 54». Для этого вначале вводим слово «стр.» и пробел, затем вставляем номер страницы, как описано выше. Нажимаем однократно клавишу пробела, вводим слово «из» и пробел, а затем выполняем операцию Вставить > Поля > Количество страниц. Поле Количество страниц содержит общее число страниц документа, как и строка состояния на вкладке Статистика окна документа Свойства (Файл > Свойства).
Что мы пропустили
Конечно, при изучении OpenOffice Writer мы пропустили целый ряд тем. Я это сделал совершенно сознательно. В противном случае «сериал» про OpenOffice 2.0 рискует стать бесконечным.
Нумерация страниц
Чтобы в документе производилась автоматическая нумерация страниц, следует вначале вставить верхний или нижний колонтитул, затем — поместить курсор внутри колонтитула — там, где необходимо поместить номер страницы — и выполнить Вставить > Поля > Номер страницы. Есть также возможность использовать указание на общее число страниц — это выглядит как «стр. 1 из 54». Для этого вначале вводим слово «стр.» и пробел, затем вставляем номер страницы, как описано выше. Нажимаем однократно клавишу пробела, вводим слово «из» и пробел, а затем выполняем операцию Вставить > Поля > Количество страниц. Поле Количество страниц содержит общее число страниц документа, как и строка состояния на вкладке Статистика окна документа Свойства (Файл > Свойства).
Что мы пропустили
Конечно, при изучении OpenOffice Writer мы пропустили целый ряд тем. Я это сделал совершенно сознательно. В противном случае «сериал» про OpenOffice 2.0 рискует стать бесконечным.
Книжку «Руководство по Microsoft Word» видели? Вот получилось бы нечто подобное по толщине. Итак, были пропущены следующие темы: «Использование групповых символов (регулярные выражения)», «Вставка специальных символов», «Установка шага табуляции и отступов», «Вставка тире и неразделяемых пробелов», «Использование Автотекста», «Форматирование абзацев», «Форматирование символов», «Перенос слов», «Изменение полей страницы». Часть из этих тем я пропустил по той причине, что данные функции практически никто из пользователей не применяет. Другие (и их большинство) пропущены потому, что использование этих функций совершенно аналогично тем же функциям в Microsoft Word, и тратить газетную площадь на их описание в данном случае совершенно не имело бы смысла.
Антон Платов
Кроме того, Вам будет полезно знать следующее.
Как выставить параметры страницы?
В Word: Файл -> Параметры страницы
В Writer: Формат -> Страница
Как вставить номер страницы?
В Word: Вставка -> Номера страниц
В Writer: Сначала нужно вставить соответствующий колонтитул:
Вставка -> Заглавие -> Базовый или Вставка -> Нижний колонтитул -> Базовый).
Затем:
Вставка -> Поля -> Номер страницы, и выравниваем уже как нужно.
Как задать зеркальные поля?
В Word: В параметрах страницы нужно в списке Несколько страниц выбрать Зеркальные поля.
В Writer: В окне формата страницы в списке Топология страницы выбрать Зеркальные поля.
Как задать разные колонтитулы для правой и левой страниц?
В Word: В параметрах страницы на закладке Источник бумаги нужно выставить Различать колонтитулы четных и нечетных страниц. Теперь щелкаем по соответствующим колонтитулам и вводим их отдельно для разных страниц.
В Writer:
Открываем панель Стили и форматирования.
Переходим на стиле страницы (именно так, в отличие от Word здесь собственные стили имеют не только абзацы но и страницы).
Щелкаем правой кнопкой мышки на стиле Правая страница и выбираем Изменить.
Включаем необходимый колонтитул после чего на закладке Органайзер в поле Следующий стиль избираем Левая страница.
Теперь аналогично изменяем стиль левой страницы - включаем колонтитул и задаем Следующий стиль - Правая страница.
Идем на первую страницу и дважды щелкаем по стилю Правая страница.
Теперь можно заполнять колонтитул на отдельных страницах.
Как задать для части документа другие параметры страницы?
В Word: Нужно вставить новый раздел и потом в параметрах страницы указать, что применять их нужно лишь к текущему разделу.
В Writer: Нужно создать новый стиль страницы, а затем задав необходимые параметры выделить необходимый диапазон и дважды щелкнуть по названию соответствующего стиля в менеджере стилей.
Как проводить поиск/замену специальных символов?
В Word: В окне поиска/замены с помощью кнопки Специальный можно вставить специальный символ (например ^p - параграф).
В Writer: Если активировать опцию Регулярные выражения, то можно использовать дополнительные символы в поле Поиск:
$ - параграф;
n - принудительный перенос;
^$ - пустой абзац;
t — табулятор.
Поле «Заменить на» не допускает использования символов замещения, однако Вы можете использовать n для вставки символа абзаца, или например t для табуляции.
Если Вам, например, попался стандартный текст DOS, где строки отделены символом абзаца, а параграфы - пустой строкой, то все, что Вам нужно, чтобы привести его в человеческий вид - это заменить символ замещения $ на пробел. Это кстати втрое быстрее, чем в Word, где для той же операции нужно провести последовательно три процесса замены символов.
Как включить автоматические переносы?
В Word: Сервис -> Язык -> Расстановка переносов, потом отметить автоматическую расстановку.
В Writer: В окне Формат -> Параграф или в параметрах конкретного стиля на закладке Текстовый поток поставить галочку возле соответствующего пункта.
Удачи вам в изучении OpenOffice Writer!
Использованные первоисточники:
