Изучаем OpenOffice

 

Урок 5.

 

Использование функций OOo Calc

Функции – это встроенные элементы, которые используются в формулах.

Функции реализуют следующие возможности OOo Calc:

- упрощение формул;

- выполнение по формулам таких вычислений, которые невозможно сделать по-другому;

- ускорение выполнения некоторых задач редактирования.

Упрощение формул. Допустим, у нас имеется десять разных чисел, которые записаны в ячейках А1…А10. Их среднее значение  можно вычислить по следующей формуле:

=(А1+А2+А3+А4+А5+А6+А7+А8+А9+А10)/10

Согласитесь, что это не самая удобная формула. Данную формулу можно заменить встроенной функцией рабочего листа OOo Calc:

=AVERAGE(А1:А10),

где AVERAGE – функция вычисления среднего значения чисел диапазона;

А1:А10 – диапазон ячеек, содержащий числа, среднее значение которых требуется найти.

Выполнение по формулам таких вычислений, которые невозможно сделать по-другому. Например, необходимо найти наибольшее значение диапазона ячеек. Без использования функции произвести такое вычисление невозможно. Ниже приведена функция, которая позволяет отыскать наибольшее значение в диапазоне ячеек:

=MAX(А1:А100),

где MAX – функция определения наибольшего значения;

А1:А100 – диапазон ячеек, среди которых требуется отыскать наибольшее значение.

Ускорение выполнения некоторых задач редактирования. Иногда функции позволяют избежать ручного редактирования. Допустим, что в у Вас есть рабочая таблица, в которой содержится 1 тысяча фамилий, причем все они введены прописными буквами, например, ИВАНОВ И.И.

Ваш начальник, просматривая список, замечает, что прописные буквы не подходят для указания фамилий в списке адресов, который будет связан с формализированным письмом. Таким образом, Вы должны заменить ИВАНОВ И.И. на Иванов И.И.

Для переоформления списка вручную Вам понадобилось бы несколько часов. Но Вы можете значительно сэкономить время благодаря функции для изменения регистра букв текста.

=PROPER(А1),

где PROPER – функция, делающая прописной первую букву в каждом слове текста и преобразующая все другие буквы в строчные;

А1 – ячейка, содержащая строку текста.

Выполнение условного вычисления по формулам, позволяющего осуществить реализацию простых алгоритмов принятия решений. Предположим, что Вам нужно подсчитать в рабочей таблице комиссионные по результатам продаж какого-либо товара. Если продавец продал продукции более, чем на $100 000, то ставка его комиссионных составляет 7,5%, если меньше, то 5%. Без использования функции Вам пришлось бы создавать две разные формулы и правильно употреблять их для каждого значения объема продаж. Ниже приведена функция, которая позволяет рассчитать комиссионные с учетом суммы продаж.

=IF(А1<100000; A1*0,05; A1*0,075),

где IF – функция, которая проверяет, выполняется ли условие, и возвращает одно значение, если оно выполняется, и другое значение, если нет;

А1<100000 – условие;

A1*0,05 – значение, которое возвращается, если условие выполняется;

A1*0,075 – значение, которое возвращается, если условие не выполняется.

Таким образом, если значение ячейки А1 (сумма продаж) будет меньше 100000 (условие выполняется) программа умножит значение ячейки А1 на 0,05 (ставка комиссионных), если же сумма продаж будет больше 100000 (условие не выполняется), программа умножит значение ячейки А1 на 0,075.

Все функции OOo Calc имеют аргументы (данные внутри круглых скобок).

В зависимости от того, какие аргументы используются, различают следующие типы функций:

Функции без аргументов. Например, функция RAND, которая генерирует случайное число в интервале между 0 и 1. Даже если функция не использует аргумент, необходимо набирать пустые круглые скобки: =RAND( ).

Функции с одним аргументом:  = PROPER(А1).

Функции с фиксированным числом элементов:

=IF(А1<100000; A1*0,05;A1*0,075).

Функции с неопределенным числом аргументов:  =MAX(А1:А100).

Функции с необязательными аргументами.

Если в функции используется несколько аргументов, то каждый из них отделяется точкой с запятой.

Ввод функций вручную. Метод ввода функций вручную заключается в том, что нужно ввести с помощью клавиатуры имя функции и список ее аргументов. Однако часто этот метод оказывается самым эффективным.

Обратите внимание! При вводе функций OOo Calc всегда преобразует символы в их именах к верхнему регистру. Поэтому рекомендуется вводить функции строчными буквами. Если программа не преобразует введенный текст к верхнему регистру, значит, она не распознала запись как функцию, т.е. Вы ввели ее неправильно.

Использование средства Мастер функций.  Для ввода функции и ее аргументов в полуавтоматическом режиме предусмотрено средство Мастер функций, которое обеспечивает правильное написание функции, соблюдения необходимого количества аргументов и их правильную последовательность.