Урок 1: НАЧИНАЕМ РАБОТАТЬ В WORD 2000

Как с помощью Microsoft Word 2000 создать простой текстовый документ — приказ по учреждению — и ознакомить с ним сотрудников..

С чего начнем? Если документ стандартный, можно поступить просто: не задумываясь о том, какое приложение Office нам понадобится, воспользоваться общей командой Пуск р Создать документ Office (Start р New Office Document). Эта функция многим знакома по предыдущим версиям Office. Но теперь ее возможности намного больше (рис. 1). Для таких часто встречающихся “бумаг”, как докладные записки, письма, факсы и резюме, можно воспользоваться мастерами. Это очень удобно: программа задает простые вопросы и делает, как вы скажете. Но часто документа нужного типа в окне Создать документ Office (New Office document) не оказывается. Вот и приказов в нем нет. Так что все зависит от ваших привычек и взглядов на подготовку документа.

Взгляд 1. Приложение первично, документ вторичен. Другими словами, на компьютере установлены программы, а документы — лишь продукт их деятельности. Если вы придерживаетесь этой теории (скорее всего, по причине большого опыта работы с офисными пакетами предыдущих поколений), просто открывайте Word, например, командой Пуск р Программы р Microsoft Word (Start р Programs р Microsoft Word), и начинайте работать.

Взгляд 2. Наша цель — документ, а приложение — лишь средство. Хотя этот новый стиль еще и не стал стандартом, он все отчетливее просматривается в принципах работы больших пакетов вроде Office. Если вы решили действовать так, воспользуйтесь пиктограммой Новый документ (Blank Document) на вкладке Общие (General) в диалоговом окне New Office Document. Откроется тот же “чистый лист” Word, что и в первом случае. Выгоды? Ну хотя бы уже то, что не нужно задумываться, какое приложение запускать, если известно, какой документ нам нужен. Обратите внимание на еще одну особенность интерфейса Office 2000 — она также подчеркивает ориентацию пакета на документ: на панели задач появляются пиктограммы, соответствующие не приложению, а документу. Другими словами, на панели задач будет столько пиктограмм Word 2000, сколько документов открыто, а не сколько копий приложения “висит” в оперативной памяти.

Обратите внимание также на то, что в окнах Word 2000 нет особой кнопки для закрытия документа: она объединена с кнопкой для закрытия приложения — везде, кроме окна, открытого первым. Уже существующий файл открывают почти так же: командой Пуск р Открыть документ Office (Start р Open Office Document) вызывается универсальное окно открытия файла (не связанное с конкретным приложением). Кстати, эта функция Office одинаково “доброжелательна” к “своим” и “чужим”. Она позволяет открывать не только документы Office, но и любые файлы знакомых ей форматов. Более того, она даже допускает предварительный просмотр таких файлов (рис. 2). Чтобы “чужие” файлы появились в окне Открыть документ Office (Open Office Document), не забудьте выбрать из списка Тип файлов (Files of type) режим Все файлы (All files). Как видите, это окно мало похоже на то, к которому вы привыкли. Оно скорее напоминает мини-браузер — благодаря кнопке возврата

и колонке пиктограмм: Журнал (History), Мои документы (My documents), Рабочий стол (Desktop), Избранное (Favorites) и Web-папки (Web Folders). Они значительно упрощают поиск нужного файла — тем более что он может находиться не на вашем компьютере, а где-нибудь в сети. Кроме того, обратите внимание на стрелку рядом с кнопкой Открыть (Open). Ею открывают меню, команды которого, в зависимости от того, какой файл выбран, позволяют просмотреть его в браузере, открыть в режиме просмотра, открыть копию документа и т. п.

Итак, перед нами чистый лист и знакомые кнопки... Правда, не все. Нет, незнакомых кнопок пока не наблюдается. Знакомых стало меньше. Неужели в Microsoft пошли по пути регресса и сократили число функций? Вовсе нет. Но вспомните: сколько места занимали панели инструментов в прежних версиях Word, сколько времени уходило на их настройку и сколько кнопок из первоначальной конфигурации вам понадобилось? Примерно столько же, сколько их осталось на панелях Word 2000. Правда, и теперь набор пиктограмм на экране вряд ли совпадает с вашими вкусами и потребностями. Но на “правом фланге” каждой панели появился новый значок — двойная стрелка. Щелкните на ней — и увидите пиктограммы “второго состава” (рис. 3). Если нужной функции нет и здесь, выберите команду Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons), которая занимает нижнюю строку этого кнопочного “меню”. Откроется длинный список. Скорее всего, он вас удовлетворит. Если нет — обратитесь к знакомой по предыдущим версиям Word команде Настройка (Customize). Она есть не только в меню Сервис (Tools), но и в списке резервных кнопок, внизу (см. “Универсальная кнопка”).

Но самое главное и интересное начнется позже: по мере того, как, работая над документами, вы будете “трогать” те или иные пиктограммы, они сами начнут переходить из второго “состава” в первый — заменяя те, к которым вы обращаетесь редко. В результате у вас под рукой всегда будет с десяток часто используемых пиктограмм, остальные уйдут во “вложенные” панели. Кстати, длина панели отныне не фиксирована: вы можете “растянуть” или “сжать” ее, перетащив правый край вправо или влево и тем самым расширив или сократив “первый состав” пиктограмм. За счет этого можно разместить в одной строке сразу несколько панелей инструментов. Почти то же и с системой меню. Теперь меню Word стали много короче. Причина — та же, что и в случае панелей инструментов: деление команд на “первый” и “второй” состав. Теперь в основное меню входят только чаще всего используемые команды. Чтобы увидеть остальные, нужно щелкнуть на двойной стрелке, завершающей “список”, или задержать на ней указатель мыши. “Ротация составов” команд происходит так же, как и на панелях инструментов: только что использованная команда попадает в “первый состав”; если вы к ней обращаетесь редко, то ее скоро вытеснят более “популярные”.

Рис. 4. Прежде на панелях Word много места пропадало впустую; в Word 2000 панели «потеснились», освободив место для документов

Способ ввода текста в Word 2000 мало отличается от того, что использовали наши прабабушки, стуча по клавишам “Ундервудов”. Пока системы голосового управления компьютером в зачаточном состоянии, лучший метод ввода — слепой десятипальцевый. Но разработчики офисных пакетов все же постарались, как могли, облегчить пользователям жизнь, создав функции отмены и повтора операций, автотекста, автозамены и буфера обмена. Все они, за исключением последней, почти не изменились (см. “Как ускорить ввод текста в Microsoft Word”). Итак, мы начинаем... Откуда? Раньше, чтобы отступить от края, приходилось использовать табуляцию, а чтобы пропустить несколько строк — несколько раз подряд нажимать Enter. Теперь можно начинать ввод текста с любого места виртуальной “страницы”, предварительно дважды щелкнув на нем. Причем положение точки ввода определяет применяемое по умолчанию выравнивание текста. Это удобно: ведь если текст вводится у правого края, то он, скорее всего, и выравниваться будет по правому краю, а если в центре — то по центру. О том, как именно будет выравниваться вводимый текст, вы узнаете по виду указателя мыши:

Дальше действуем как и прежде: вводим текст, форматируем его и проверяем орфографию. Выбираем шрифт и форматируем абзацы в Word 2000 так же, как и раньше — при помощи команд Формат р Шрифт (Format р Font) и Формат р Абзац (Format р Paragraph). Для маркированных и нумерованных списков по-прежнему используется команда Список (Bullets and Numbering) этого же меню Формат. Единственное новшество: теперь маркерами в списках могут служить рисунки из библиотеки ClipArt, для чего в диалоговом окне Список появилась кнопка Рисунок (Picture). И орфографию проверяют по-прежнему — при помощи команды Сервис р Правописание (Tools р Spelling and Grammar).

КАК УСКОРИТЬ ВВОД ТЕКСТА В MICROSOFT WORD

Отмена и повтор последних операций. Для отмены последней операции используется команда Правка -> Отменить (Edit р Undo), комбинация клавиш Ctrl+Backspace и кнопка , а для повтора последней операции или восстановления последней из отмененных — команда Правка р Повторить (Edit -> Redo), клавиша F4 и кнопка . Чтобы отменить/восстановить несколько последних операций, повторите все это несколько раз или воспользуйтесь списком, который раскрывается, если щелкнуть на стрелке рядом с соответствующей кнопкой панели инструментов (рис. А).

Рис. А. Отмена нескольких последних операций

Рис. Б. Вставка автотекста в Word 97 и 2000

Автотекст. В хорошем литературном произведении нет избитых фраз. Но хороший деловой документ состоит из них больше чем наполовину. Поэтому составьте себе список таких выражений, и если вы писатель — никогда ими не пользуйтесь, а если конторский служащий — пользуйтесь, да почаще. (Только не бездумно. — Прим. ред.) Это сэкономит уйму времени. Тем более что в Word такие выражения можно сделать автотекстом, то есть текстом, вводимым автоматически. Для этого выделите слово (или фразу) и выберите команду Вставка р Автотекст р Автотекст (Insert р AutoText р AutoText). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. Б. Обратите внимание на такие три его элемента: • Строка Имя элемента (Enter AutoText Entries here). Это название автотекста, по которому вы сможете узнать его в списке ему подобных. По умолчанию в качестве такого названия Word предлагает начальные слова выделенного фрагмента. • Список элементов автотекста. Как видите, разработчики Word уже наполнили его шаблонными фразами деловой переписки. Если некоторые из них вам не подходят — избавьтесь от них при помощи кнопки Удалить (Delete). • Область предварительного просмотра (Preview). Содержит фразу, которую вы хотите сделать автотекстом. Проверьте ее еще разок. Ничего не забыли? Тогда щелкните на кнопке Добавить (Add). Новый автотекст появится в списке. Щелкните на кнопке OK.

Вставляют автотекст в документ одним из следующих способов.

С панели инструментов. В Word 97 и 2000 есть специальная панель инструментов Автотекст (AutoText). Чтобы она появилась на экране, воспользуйтесь кнопкой Панель (Show Toolbar) диалогового окна Автозамена (см. рис. Б) или щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выберите из появившегося контекстного меню панель Автотекст. Главная (самая большая) кнопка этой панели предназначена для вставки элемента автотекста. Ее название и содержание раскрываемого ею меню зависит от положения точки вставки в документе. Если щелкнуть на этой кнопке, появится список элементов автотекста, имеющих тот же стиль, что и текущий абзац. Так что щелкайте — и выбирайте. Кроме того, на панели инструментов Автотекст есть и другие полезные кнопки (рис. В).

Рис. В. Панель инструментов Автотекст

По “предложению” Word. Начните ввод названия автотекста — и Word сам “вспомнит” его окончание (рис. Г). Вам останется лишь выразить свое согласие, нажав Enter.

Рис. Г. Вставка автотекста, «подсказанного» Word

Присвоив автотексту комбинацию клавиш. На мой взгляд, это удобнее всего, хотя и требует предварительной подготовки. Выберите команду Сервис р Настройка (Tools р Customize) и щелкните на кнопке Клавиатура (Keyboard). Откроется диалоговое окно, знакомое пользователям разных версий Word (рис. Д). В нем можно назначить клавиатурные комбинации не только автотексту, но и вообще любым командам и макросам. Выберите из левого списка Автотекст (AutoText), а из правого — текстовый фрагмент, которому хотите присвоить комбинацию клавиш. Затем щелкните в строке Новое сочетание клавиш (Press new shortcut key) и нажмите выбранную вами комбинацию. Только постарайтесь, чтоб она легко ассоциировалась с этим текстом и легко запоминалась, и проследите, чтоб она не была связана с другими командами (познакомьтесь с информацией, которая появится под строкой Новое сочетание клавиш). Из двух команд с одной комбинацией клавиш будет выполняться та, которой эта комбинация присвоена позже. Подобрав комбинацию клавиш для автотекста, щелкните на кнопке Назначить (Assign).

Рис. Д. Присвоение автотексту комбинации клавиш

Автозамена. Некоторые часто встречающиеся обороты, слова и даже отдельные символы можно вводить при помощи автозамены. Например, представьте: вы вводите сокращение ИО, нажимаете пробел — и Word немедленно заменяет его на “исполняющий обязанности”. Для настройки соответствующей автозамены выберите команду Сервис р Автозамена (Tools р Auto Correct). Откроется вкладка Автозамена уже знакомого вам диалогового окна (рис. Е). То, что нужно заменить, вводится в строке Заменить (Replace), а то, н а что — в строке на (With). Затем щелкните на кнопке Добавить (Add) — и в списке автозамен появится новый элемент. Кстати, просмотрите этот список: в нем есть немало полезного.

Рис. Е. Настройка автозамещаемых фрагментов

Буфер обмена. Прежде эта функция была прерогативой Windows. В буфер обмена (clipboard) заносилась (и по сей день заносится) информация, которую затем вставляют (копируют) в другие документы и приложения. В Office 2000 появился “альтернативный вариант” этого удобного средства. В отличие от Windows, буфер обмена Office “многоместный”, а точнее — 12местный. Как и в “общий” буфер, в него можно помещать данные в каком угодно формате — не только из документов Office, но и из любых других приложений. Чего, к сожалению, нельзя сказать о вставке: эта операция применима только к приложениям Office. Чтобы поглядеть, что в буфере обмена Office, щелкните правой кнопкой мыши на панели инструментов и выберите панель Буфер обмена (Clipboard). Содержимое ячеек буфера представлено пиктограммами; вид их определяется форматом соответствующих данных. Кроме того, если задержать указатель мыши на одной из этих пиктограмм, под ним появится контекстная подсказка, позволяющая различить однотипные фрагменты (рис. Ж). Для вставки такого фрагмента в документ нужно, как вы, вероятно, догадываетесь, щелкнуть на соответствующей пиктограмме. Но можно вставить и все фрагменты сразу — при помощи кнопки Вставить все (Paste All).

Рис. Ж. Буфер обмена Office

УНИВЕРСАЛЬНАЯ КНОПКА

Если нужной функции нет ни на панели, ни в списке “запасных”, то ее пиктограмму, как и в предыдущих версиях Word, можно создать. Причем если прежде пользователь был ограничен стандартными командами Word (или был вынужден писать собственный макрос), то теперь возможности значительно расширились — благодаря пиктограммам-гиперссылкам. При помощи таких пиктограмм можно ссылаться на произвольный URL: как Web-страницу, так и файл (он может находиться и на вашем, и на любом другом компьютере, подключенном к локальной сети, и быть как документом, так и приложением).

Рис. 3. Создание гиперссылки на панели инструментов

Выберите команду Сервис р Настройка (Tools р Customize) и перейдите на вкладку Команды (Customize). Создайте на панели инструментов новую кнопку, перетащив ее туда из списка Commands (Команды) — например пиктограмму New (Создать). Щелкните на кнопке Изменить выделенный объект (Modify Selection). Присвойте кнопке новое имя и выберите для нее пиктограмму. Выполнив эти стандартные операции, выберите команду Изменить выделенный объект р Назначить гиперссылку р Открыть Рис. З. Создание гиперссылки на панели инструментов

Документ готов. Осталось познакомить с ним всех, кого он касается. Для этого можно вывести его на печать в ...дцати экземплярах, как это делалось десятки лет назад. А можно воспользоваться компьютерной сетью (не зря же ее установили!) и сэкономить пачку бумаги. Кроме функции отправки по почте, унаследованной от Word 97, в Word 2000 есть и новая возможность распространения документов — в виде Web-страниц. Знать HTML для этого не нужно. Достаточно сохранить документ в соответствующем формате. Выберите команду Файл р Сохранить как Web-страницу (File р Save as Web Page), введите имя документа, подыщите ему подходящее место — и Web-страница готова. Однако имейте в виду: некоторые элементы форматирования Word 2000 не поддерживаются браузерами “древнее” Internet Explorer 5. Поэтому до всеобщего перехода на IE5 такие элементы на всякий случай лучше отключить. Для этого щелкните на кнопке Сервис (Tools) в окне сохранения файла, выберите команду Параметры Web-документа (Web Options), установите флажок Отключить средства, не поддерживаемые (Disable features not supported by) и выберите из расположенного ниже списка Microsoft Internet Explorer 5.0. Главное достоинство такого подхода в том, что для просмотра Web-документов не требуется Word 2000.

Вашим коллегам достаточно щелкнуть на соответствующей ссылке в Internet Explorer — и на их экранах появится то, что вы хотели им сообщить: Этим, как вы, должно быть, догадываетесь, возможности Word далеко не ограничиваются. В этом редакторе можно создавать не просто документы, но лицо фирмы... Как — в следующий раз.